Kunde zahlt Rechnung nicht – was tun?

Unsere Lösung bei offnenen Rechnungen

Unbezahlte Rechnungen, und damit offene Forderungen, können Unternehmen in Liquiditätsengpässe treiben. In der Praxis kommt es aber leider häufig vor: Ein Kunde zahlt die Rechnung nicht. Wir erklären Ihnen, wie Sie am besten vorgehen, um Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen.

Bleibt die Rechnung eines Abnehmers unbezahlt, wird in der Regel zuerst ein Mahnschreiben verfasst. Bleibt dies erfolglos, kann die Forderung eingeklagt werden. Dieser Prozess kann lange dauern und die Erfolgsaussichten sind je nach Kunde, Branche oder gar Land, in dem der Abnehmer seinen Sitz hat, sehr unterschiedlich. Um diesen Aufwand zu verringern, können Sie die Rechnung an die Spezialisten eines Inkasso-Unternehmens geben. Sie können sich zudem mit einer Kreditversicherung gegen Forderungsausfälle schützen. Atradius bietet Ihnen eine praktische Kombination aus Warenkreditversicherung und Inkassodienstleistung durch Atradius Collections.

Ursachen für offene Forderungen: Warum zahlen Kunden ihre Rechnung nicht?

Es gibt verschiedenste Gründe, warum Kunden eine Rechnung nicht bezahlen. Das kann schlicht ein Versehen sein, weil die Rechnung vergessen wurde. Oft liegt aber auch eine tatsächliche Zahlungsunfähigkeit des Kunden vor, etwa wenn ein Investor abgesprungen ist oder ein Großauftrag doch nicht zustande kam. In jedem Fall jedoch verschlechtern Forderungsausfälle die Liquidität des Lieferanten und können zu finanziellen Engpässen entlang der gesamten Wertschöpfungskette führen.

Die häufigsten Gründe für nicht bezahlte B2B-Rechnungen sind:

• Der Kunde ist nicht zahlungsfähig: Es kann immer passieren, dass ein Kunde kurz- oder langfristig nicht liquide ist. Auch Ihr treuester und längster Kunde kann in finanzielle Schwierigkeiten geraten.  
• Der Kunde verweigert bewusst die Zahlung: Ist ein Kunde nicht zufrieden mit der vertraglich erbrachten Leistung, beispielsweise aufgrund von Mängeln, kann es auch vorkommen, dass eine Zahlung verweigert wird.  

Offene Rechnungen werden nicht beglichen – was nun?

Wird eine Rechnung nicht bezahlt, ist strukturiertes Handeln gefragt. Unternehmen sollten Schritt für Schritt vorgehen, um Forderungen konsequent durchzusetzen – vom ersten Erinnerungsanschreiben bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren. 

1. Zahlungserinnerung prüfen und versenden

Bevor Sie eine Zahlungserinnerung verschicken, prüfen Sie, ob die Rechnung korrekt erstellt und zugestellt wurde. Enthält sie alle Pflichtangaben (Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Fälligkeit, Bankverbindung)? Ist die vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen?   

Best Practice: Versenden Sie eine erste freundliche Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, idealerweise per E-Mail oder Brief, um dem Kunden die Möglichkeit zur unkomplizierten Nachzahlung zu geben.

2. Mahnung mit Verzugszinsen und Mahngebühren

Befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug, können Sie eine formale Mahnung verschicken. In Deutschland tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 BGB) – bei Geschäftskunden sogar ohne gesonderte Mahnung, sofern ein Zahlungsziel vereinbart war. 

• Inhalt einer Mahnung: Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, konkrete Zahlungsaufforderung mit neuer Frist, Hinweis auf bereits eingetretenen Verzug, Ankündigu ng von Verzugszinsen und Mahngebühren.  
• Best Practice: Setzen Sie eine klare, kurze Nachfrist (z. B. 7 Tage). Verzugszinsen betragen mindestens 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (bei B2B).   

3. Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkassounternehmen

Reagiert der Kunde trotz Mahnung nicht, stehen Ihnen zwei Wege offen:   

• Inkassounternehmen: Ein spezialisiertes Inkasso sorgt für professionelles Forderungsmanagement, spart internen Aufwand und erhöht die Realisierungschancen. Viele Unternehmen bevorzugen diesen Schritt vor dem Gericht.  
• Gerichtliches Mahnverfahren: Alternativ kann ein Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragt werden. Der Ablauf: Mahnbescheid → mögliche Reaktion des Schuldners (Zahlung, Widerspruch) → ggf. Vollstreckungsbescheid. Das Verfahren ist standardisiert, aber mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden.   

4. Kosten und Ersatzansprüche

Als Gläubiger können Sie neben der Hauptforderung auch den sogenannten Verzugsschaden geltend machen, also:   

• Verzugszinsen 
• Mahngebühren 
• Kosten für Inkasso oder Anwalt 

Im Erfolgsfall lassen sich diese Zusatzkosten dem Schuldner belasten. Bleibt der Kunde jedoch zahlungsunfähig, tragen Sie als Unternehmen das Risiko – es sei denn, Sie haben sich im Vorfeld durch eine Kreditversicherung abgesichert. 

5. Absicherung mit Atradius 

Mit Atradius können Sie nicht nur Ihr Forderungsmanagement prüfen und optimieren, sondern auch Inkassokosten mitversichern. Über unseren Partner Roland Rechtsschutzversicherung lassen sich zusätzlich gerichtliche Kosten absichern. So sichern Sie Ihre Liquidität, auch wenn Kunden hartnäckig nicht zahlen. 

Vorsorge ist der beste Schutz

Ein umfangreiches und effektives Forderungsmanagement ist unerlässlich, um diese Fragen zu beantworten. Wir sind Ihr Gesprächspartner rund um das Thema Forderungsmanagement! Profitieren Sie von unserer Expertise und schützen Sie Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen – von der ersten Lieferung an. 

Vorteile einer Kreditversicherung

Forderungsausfälle können tiefe Finanzlöcher in Unternehmen reißen, die schlimmstenfalls in ein Insolvenzverfahren münden können. Dieses Problem wird mit einer Kreditversicherung nachhaltig gelöst.

• Die Kreditversicherung hilft, den Cashflow eines Unternehmens zu schützen, indem sie Zahlungsausfälle wirksam abfedert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird. 
• Sie gilt, je nach Versicherungspolice, oft ebenso für den nationalen wie für den internationalen Handel.

Insgesamt ist eine Kreditversicherung ein effektiver Schutz für alle Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen, angefangen von KMUs über den Mittelstand bis hin zu Großkonzernen.