Kunde zahlt Rechnung nicht – was tun?

Unsere Lösung bei offnenen Rechnungen

Unbezahlte Rechnungen, und damit offene Forderungen, können Unternehmen in Liquiditätsengpässe treiben. In der Praxis kommt es aber leider häufig vor: Ein Kunde zahlt die Rechnung nicht. Wir erklären Ihnen, wie Sie am besten vorgehen, um Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen.

Bleibt die Rechnung eines Abnehmers unbezahlt, wird in der Regel zuerst ein Mahnschreiben verfasst. Bleibt dies erfolglos, kann die Forderung eingeklagt werden. Dieser Prozess kann lange dauern und die Erfolgsaussichten sind je nach Kunde, Branche oder gar Land, in dem der Abnehmer seinen Sitz hat, sehr unterschiedlich. Um diesen Aufwand zu verringern, können Sie die Rechnung an die Spezialisten eines Inkasso-Unternehmens geben. Sie können sich zudem mit einer Kreditversicherung gegen Forderungsausfälle schützen. Atradius bietet Ihnen eine praktische Kombination aus Warenkreditversicherung und Inkassodienstleistung durch Atradius Collections.

Ursachen für offene Forderungen: Warum zahlen Kunden ihre Rechnung nicht?

Es gibt verschiedenste Gründe, warum Kunden eine Rechnung nicht bezahlen. Das kann schlicht ein Versehen sein, weil die Rechnung vergessen wurde. Oft liegt aber auch eine tatsächliche Zahlungsunfähigkeit des Kunden vor, etwa wenn ein Investor abgesprungen ist oder ein Großauftrag doch nicht zustande kam. In jedem Fall jedoch verschlechtern Forderungsausfälle die Liquidität des Lieferanten und können zu finanziellen Engpässen entlang der gesamten Wertschöpfungskette führen.

Die häufigsten Gründe für nicht bezahlte B2B-Rechnungen sind:

• Der Kunde ist nicht zahlungsfähig: Es kann immer passieren, dass ein Kunde kurz- oder langfristig nicht liquide ist. Auch Ihr treuester und längster Kunde kann in finanzielle Schwierigkeiten geraten.  
• Der Kunde verweigert bewusst die Zahlung: Ist ein Kunde nicht zufrieden mit der vertraglich erbrachten Leistung, beispielsweise aufgrund von Mängeln, kann es auch vorkommen, dass eine Zahlung verweigert wird.  

Offene Rechnungen werden nicht beglichen – was nun?

Wurde eine Rechnung nicht bezahlt, ist Handeln gefragt. Zwar kommt Ihr Kunde bei einer in Rechnung gestellten Forderung auch ohne Mahnung in Verzug, dennoch macht es Sinn im Falle der Nichtzahlung aktiv zu handeln. 

Das übliche Procedere ist, eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung zu schreiben, sobald sich der Kunde in Zahlungsverzug befindet. Reagiert der Kunde nicht, folgt eine zweite Zahlungserinnerung oder ein zweites Mahnschreiben. Um einen Kunden effektiv zu mahnen, sollte das Mahnschreiben bestimmte Inhalte aufweisen und Formerfordernisse erfüllen.  

Die wichtigsten Schritte bei nicht gezahlten Rechnungen: 

1. Zahlungserinnerung
2. Mahnung, ggf. mit Verzugszinsen, bzw. Mahngebühren
3. Gerichtliches Mahnverfahren oder Beauftragung eines Inkassounternehmens

Sie möchten herausfinden, ob Ihr Vorgehen zu Rechnungsstellung und Mahnweise noch Optimierungspotenzial hat? Machen Sie jetzt unseren kostenlosen Forderungsmanagement-Check.

Zahlt Ihr Abnehmer Ihre Forderung nicht, haben Sie als Gläubiger Anspruch auf Ersatz des sogenannten Verzugsschadens, einschließlich der Verzugszinsen. Um das Handling zu vereinfachen und die Zahlung zu beschleunigen, ist es sinnvoll, den Vorgang an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Reagiert der Kunde nicht, kann ein gerichtliches Mahn- und Klageverfahren eingeleitet werden. Die Kosten für Inkasso und den Rechtsanwalt können im Erfolgsfall vom Kunden zurückverlangt werden. Bei Atradius können Sie sowohl die Inkassokosten mitversichern als auch über unseren Partner Roland Rechtsschutzversicherung gerichtliche Kosten im Falle von Streitigkeiten abdecken. Sprechen Sie uns hierzu gerne an!

Gerichtliches Vorgehen verursacht einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand bei nicht bezahlten Rechnungen und wirft Fragen auf: Wer organisiert im Unternehmen das Debitorenmanagement? Wann befindet sich ein Kunde in Verzug, und welche Inhalte hat ein Mahnschreiben? Wie hoch sind die Kosten, wenn ich einen Rechtsanwalt beziehungsweise ein Inkassounternehmen beauftrage? Und was passiert mit den Kosten für gerichtliche Mahn- und Klageverfahren, wenn der Kunde zahlungsunfähig ist? 

Vorsorge ist der beste Schutz

Ein umfangreiches und effektives Forderungsmanagement ist unerlässlich, um diese Fragen zu beantworten. Wir sind Ihr Sparringsparter rund um das Thema Forderungsmanagement! Profitieren Sie von unserer Expertise und schützen Sie Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen – von der ersten Lieferung an. 

Vorteile einer Kreditversicherung

Forderungsausfälle können tiefe Finanzlöcher in Unternehmen reißen, die schlimmstenfalls in ein Insolvenzverfahren münden können. Dieses Problem wird mit einer Kreditversicherung nachhaltig gelöst.

• Die Kreditversicherung hilft, den Cashflow eines Unternehmens zu schützen, indem sie Zahlungsausfälle wirksam abfedert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird. 
• Sie gilt, je nach Versicherungspolice, oft ebenso für den nationalen wie für den internationalen Handel.

Insgesamt ist eine Kreditversicherung ein effektiver Schutz für alle Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen, angefangen von KMUs über den Mittelstand bis hin zu Großkonzernen.