Forderungsmanagement

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement bezeichnet die professionelle Organisation des Mahnwesens in Unternehmen. Durch aktives Forderungsmanagement wird Zahlungsausfällen vorgebeugt und Unternehmen können zeitnah mit Maßnahmen reagieren, wenn ein Kunde nicht zahlt. 

Grundlegendes Ziel ist es dabei, Forderungsausfälle durch ein effektives Mahnwesen zu reduzieren und die Liquidität des eigenen Unternehmens langfristig zu sichern.

Das Forderungsmanagement umfasst alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Bezahlung von Werk- und Dienstleistungen sowie Warenforderungen. Es gehört zum innerbetrieblichen Rechnungswesen und kann auch ausgelagert werden. Die Maßnahmen beginnen aber nicht erst dann, wenn es zu Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall kommt, sondern bereits bei der sorgfältigen Auswahl der Geschäftspartner. Man spricht hierbei auch vom Debitorenmanagement.

Präventive Maßnahmen im Forderungsmanagement

Effizientes Forderungsmanagement beginnt bereits mit der Bonitätsprüfung des Geschäftspartners vor Vertragsabschluss und der Rechnungsstellung. Die Prüfung der Zahlungsfähigkeit ist vor allem bei großvolumigen Aufträgen sowie generell bei der Festlegung des Lieferumfangs unabdingbar.

Eine Kreditversicherung schützt das Unternehmen vor Zahlungsausfällen, die trotz Bonitätsprüfung eintreten können. Insbesondere bei einer gewissen Anzahl an großvolumigen Aufträgen ist es inzwischen üblich, eine Kreditversicherung bzw. Forderungsausfallversicherung abzuschließen.

Aufgaben im Forderungsmanagement:

• Verwaltung offener Forderungen
• Einholen einer Bonitätsauskunft von Kunden oder Geschäftspartnern
• Einsicht über den Status offener Zahlungen
• Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungsbescheiden
• Ggf. Einleitung eines Gerichtsverfahrens

Warum ist Forderungsmanagement wichtig für den Erfolg meines Unternehmens?

Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn der Kunde die in Rechnung gestellte Forderung am Tag deren Fälligkeit nicht beglichen hat.

Zu den Aufgaben des Forderungsmanagements gehören sämtliche Handlungen, die dazu führen sollen, die offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu überwachen und einzutreiben. Die Maßnahmen beginnen in der Regel mit einem Mahnschreiben nach Zahlungsverzug. Das Mahnschreiben muss bestimmte Pflichtangaben enthalten wie beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der offenen Forderung, das Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist.

Die Vorteile eines effektiven Forderungsmanagements im Überblick:

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei dem Ausstellen von Mahnungen
• Kenntnis über rechtliche Vorschriften anderer Länder im internationalen Handel
• Unterstützung des Risikomanagements
• Erhalt der Bonität des Unternehmens
• Standardisiertes Vorgehen bei Forderungsausfall

Zahlt ein deutscher Abnehmer trotz Mahnungen nicht, kann die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens beim zuständigen Mahngericht erfolgen. Hierbei wird zunächst ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt. Zahlt der Schuldner aufgrund des gerichtlichen Mahnbescheids nicht, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden, mit dem Ziel ohne weitere Klageerhebung einen Vollstreckungstitel zu erlangen.

Ablauf eines Mahnverfahrens bei Zahlungsverzug:

1. Mahnschreiben nach Zahlungsverzug
2. Gerichtlicher Mahnbescheid
3. Vollstreckungsbescheid

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Inhouse oder Outsourcing?

Größere Unternehmen und Konzerne betreiben ihr Forderungsmanagement meist inhouse. Für sowohl größere, als auch kleinere Unternehmen kann es sinnvoll sein, diesen Bereich einem Unternehmen zu überlassen, das sich auf das Eintreiben von Zahlungen (Forderungsmanagement) spezialisiert hat. Das Outsourcing hat vor allem für kleinere Unternehmen oft Kostenvorteile.

Gerade im internationalen Handel ist es wichtig, die lokalen Gegebenheiten und rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und effektiv zu mahnen. Denn im Ausland sehen die Vorgaben je nach nationalem Recht anders aus. Mit einer WKV von Atradius profitieren Sie nicht nur von unserer Risikoexpertise. Sie können auch die Dienste unseres weltweiten Inkasso Services Atradius Collections in Anspruch nehmen. Unsere lokalen Spezialisten kennen sich genau aus, damit Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft fokussieren können. 

Warum lohnt sich das Outsourcing des Forderungsmanagements?

• Keine zeitlichen Kapazitäten innerhalb des Unternehmens notwendig
• Erfahrene Spezialisten kennen alle rechtlichen Bestimmungen
• Die Kosten für einen externen Dienstleister sind günstiger als der verursachte Schaden durch Forderungsausfälle

Was sind die wichtigsten KPIs im Forderungsmanagement?

Im Forderungsmanagement spielen Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) eine zentrale Rolle, um die Effizienz des Forderungseinzugs zu überwachen und Zahlungsrisiken frühzeitig zu erkennen. Eine der wichtigsten Kennzahlen ist die Forderungslaufzeit – auch bekannt als Days Sales Outstanding (DSO). Sie misst die durchschnittliche Anzahl an Tagen zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang und zeigt auf, wie lange Kapital im Umlaufvermögen gebunden ist. Je kürzer die Forderungslaufzeit, desto schneller fließt Liquidität zurück ins Unternehmen.

Zu den zentralen KPIs im Forderungsmanagement zählen:

• Forderungslaufzeit (DSO): Gibt den durchschnittlichen Zeitraum an in dem Rechnungen beglichen werden.
• Forderungsausfallquote: Zeigt den prozentualen Anteil uneinbringlicher Forderungen und hilft, das Risiko von Zahlungsausfällen zu bewerten.
• Anteil überfälliger Forderungen: Misst, wie viel Prozent der offenen Posten bereits das Zahlungsziel überschritten haben.
• Mahnintensität: Gibt Aufschluss darüber, wie häufig und in welchen Intervallen nach Fälligkeit gemahnt wird.

Praxis-Tipps für ein besseres Forderungsmanagement 

Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt nicht erst beim Zahlungsverzug – es ist ein kontinuierlicher Prozess, der alle Phasen der Kundenbeziehung umfasst. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern, sollten bereits im Vorfeld klare Strukturen und Abläufe etabliert werden.

Folgende Praxis-Tipps helfen, das Forderungsmanagement im Alltag nachhaltig zu verbessern:

1. Klare Zuständigkeiten definieren: Legen Sie fest, wer im Unternehmen für welchen Schritt im Forderungsprozess verantwortlich ist – von der Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen.
2. Bonität regelmäßig prüfen: Schon vor Vertragsabschluss sollte die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden überprüft werden. Hierbei spielt auch der Kreditversicherer eine Rolle, bei dem Sie über eine Kreditanfrage mittelbar Auskunft über die Bonität Ihrer Kunden erhalten. Auch bei bestehenden Kunden empfiehlt sich eine regelmäßige Bonitätskontrolle.
3. Zahlungsziele realistisch kalkulieren: Berücksichtigen Sie in der Preiskalkulation mögliche Zahlungsverzögerungen und definieren Sie Zahlungsfristen, die zu Ihrer Liquiditätsplanung passen. Die Zahlungsziele sollten auch zu der Kreditversicherung passen.
4. Kundendaten aktuell halten: Eine gepflegte Datenbasis ermöglicht eine zielgerichtete Kommunikation im Mahnprozess und verhindert unnötige Verzögerungen.
5. Rechnungen zügig stellen: Nur wer zeitnah fakturiert, kann auch zeitnah mit einem Zahlungseingang rechnen. 
6. Konsequent mahnen: Bleiben Zahlungen aus, sollte ohne Verzögerung eine strukturierte Mahnfolge gestartet werden – freundlich, aber bestimmt.

Vereinfachtes Forderungsmanagement mit Hilfe von Atradius

Eine Forderungsausfallversicherung von Atradius unterstützt Sie im Forderungsmanagement. Das Absichern gegen Forderungsausfälle ermöglicht eine höhere Planungssicherheit und erlaubt es Ihnen, neue Märkte und Geschäftsbereiche mit der Rückendeckung durch Atradius zu erschließen. Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie kostenlos.

Unsere Leistungen überzeugen besonders aufgrund ihrer Ganzheitlichkeit. Wir begleiten unsere Kunden von der Bonitätsprüfung potenzieller Geschäftspartner bis hin zur Mahnung und Einleitung eines Inkassoverfahrens.  

Wir fangen Sie nicht nur auf, wenn es zum Zahlungsausfall kommt, sondern konzentrieren uns auf die Optimierung Ihres Geschäftspartnerportfolios. Die individuelle Betreuung und tiefgreifende Prüfung über klassische Auskunftsquellen hinaus unterscheidet Atradius von anderen Bonitätsauskünften. Auf Grundlage unserer Analysen können Sie sichere Entscheidungen treffen und das Risiko für Ihr Unternehmen minimieren.