Forderungsmanagement

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement bezeichnet die professionelle Organisation des Mahnwesens in Unternehmen.

Es ist die systematische Organisation des Mahnwesens, um Zahlungsausfälle zu vermeiden und schnell zu reagieren, wenn Kunden nicht zahlen. Ziel ist es, die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern, indem Forderungsausfälle durch effektives Mahnen reduziert werden.

Das Forderungsmanagement umfasst alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Bezahlung von Dienstleistungen und Warenforderungen. Es gehört zum innerbetrieblichen Rechnungswesen und kann auch ausgelagert werden. Die Maßnahmen beginnen aber nicht erst dann, wenn es zu Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall kommt, sondern bereits bei der sorgfältigen Auswahl der Geschäftspartner. Man spricht hierbei auch vom Debitorenmanagement.

Präventive Maßnahmen im Forderungsmanagement

Wie beugt man Zahlungsausfällen vor? Beginnen Sie mit der Bonitätsprüfung Ihrer Geschäftspartner vor Vertragsabschluss und stellen Sie korrekte Rechnungen. Eine Kreditversicherung schützt Ihr Unternehmen zusätzlich vor unerwarteten Zahlungsausfällen, selbst nach einer Bonitätsprüfung. Besonders bei größeren Aufträgen ist eine solche  Kreditversicherung empfehlenswert.

Welche Aufgaben umfasst Forderungsmanagement?

Dazu gehören: 

• Verwaltung offener Rechnungen 
• Bonitätsprüfungen von Kunden
• Überwachung des Zahlungsstatus
• Erstellung von Mahnungen
• Einleitung rechtlicher Schritte bei Bedarf

Warum ist Forderungsmanagement wichtig für den Erfolg meines Unternehmens?

Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn der Kunde die in Rechnung gestellte Forderung am Tag deren Fälligkeit nicht beglichen hat.

Zu den Aufgaben des Forderungsmanagements gehören sämtliche Handlungen, die dazu führen sollen, die offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu überwachen und einzutreiben. Die Maßnahmen beginnen in der Regel mit einem Mahnschreiben nach Zahlungsverzug. Das Mahnschreiben muss bestimmte Pflichtangaben enthalten wie beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der offenen Forderung, das Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist.

Was bringt ein gutes Forderungsmanagement? 

Die Vorteile auf einen Blick:

• Gesetzliche Vorgaben bei Mahnungen werden eingehalten einzuhalten
• Rechtliche Besonderheiten im internationalen Handel zu beachten
• Ihr Risikomanagement verbessert sich
• Die Bonität Ihres Unternehmens zu erhalten ist geschützt
• Es gibt einen klaren Prozess bei Zahlungsausfällen

Zahlt ein deutscher Abnehmer trotz Mahnungen nicht, kann die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens beim zuständigen Mahngericht erfolgen. Hierbei wird zunächst ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt. Zahlt der Schuldner aufgrund des gerichtlichen Mahnbescheids nicht, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden, mit dem Ziel ohne weitere Klageerhebung einen Vollstreckungstitel zu erlangen.

Ablauf eines Mahnverfahrens bei Zahlungsverzug:

1. Mahnschreiben nach Zahlungsverzug
2. Gerichtlicher Mahnbescheid
3. Vollstreckungsbescheid

Wollen Sie mehr zum Thema Mahnen erfahren?

Effektiv Mahnen - so geht's | 10 Tipps, damit Sie Ihr Geld bekommen

Erfolgreich telefonisch mahnen - 5 Tipps (inkl. Whitepaper)

Inhouse oder Outsourcing?

Forderungsmanagement: Selbst drum kümmern oder abgeben? Für viele Firmen lohnt sich das Outsourcing an Spezialisten! 

Gerade im internationalen Handel ist es wichtig, die lokalen Gegebenheiten und rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und effektiv zu mahnen. Denn im Ausland sehen die Vorgaben je nach nationalem Recht anders aus. Mit einer WKV von Atradius profitieren Sie nicht nur von unserer Risikoexpertise. Sie können auch die Dienste unseres weltweiten Inkasso Services Atradius Collections in Anspruch nehmen. Unsere lokalen Spezialisten kennen sich genau aus, damit Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft fokussieren können. 

Warum lohnt sich das Outsourcing des Forderungsmanagements?

• Keine zeitlichen Kapazitäten innerhalb des Unternehmens notwendig
• Erfahrene Spezialisten kennen alle rechtlichen Bestimmungen
• Die Kosten für einen externen Dienstleister sind günstiger als der verursachte Schaden durch Forderungsausfälle

Was sind die wichtigsten KPIs im Forderungsmanagement?

Welche Kennzahlen sind im Forderungsmanagement wichtig? Sogenannte KPIs helfen, die Effizienz zu messen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Eine wichtige Kennzahl ist die “Forderungslaufzeit” (Days Sales Outstanding, kurz DSO): sie misst, wie schnell Rechnungen bezahlt werden. Je kürzer die Laufzeit, desto besser für Ihre Liquidität. 

Zu den zentralen KPIs im Forderungsmanagement zählen:

• Forderungslaufzeit (DSO): Gibt den durchschnittlichen Zeitraum an in dem Rechnungen beglichen werden.
• Forderungsausfallquote: Zeigt den prozentualen Anteil uneinbringlicher Forderungen und hilft, das Risiko von Zahlungsausfällen zu bewerten.
• Anteil überfälliger Forderungen: Misst, wie viel Prozent der offenen Posten bereits das Zahlungsziel überschritten haben.
• Mahnintensität: Gibt Aufschluss darüber, wie häufig und in welchen Intervallen nach Fälligkeit gemahnt wird.

Praxis-Tipps: Wie verbessert man das Forderungsmanagement? 

Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt nicht erst beim Zahlungsverzug – es ist ein kontinuierlicher Prozess, der alle Phasen der Kundenbeziehung umfasst. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern, sollten bereits im Vorfeld klare Strukturen und Abläufe etabliert werden.

Folgende Praxis-Tipps helfen, das Forderungsmanagement im Alltag nachhaltig zu verbessern:

1. Klare Zuständigkeiten definieren: Legen Sie fest, wer im Unternehmen für welchen Schritt im Forderungsprozess verantwortlich ist – von der Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen.
2. Bonität regelmäßig prüfen: Schon vor Vertragsabschluss sollte die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden überprüft werden. Hierbei spielt auch der Kreditversicherer eine Rolle, bei dem Sie über eine Kreditanfrage mittelbar Auskunft über die Bonität Ihrer Kunden erhalten. Auch bei bestehenden Kunden empfiehlt sich eine regelmäßige Bonitätskontrolle.
3. Zahlungsziele realistisch kalkulieren: Berücksichtigen Sie in der Preiskalkulation mögliche Zahlungsverzögerungen und definieren Sie Zahlungsfristen, die zu Ihrer Liquiditätsplanung passen. Die Zahlungsziele sollten auch zu der Kreditversicherung passen.
4. Kundendaten aktuell halten: Eine gepflegte Datenbasis ermöglicht eine zielgerichtete Kommunikation im Mahnprozess und verhindert unnötige Verzögerungen.
5. Rechnungen zügig stellen: Nur wer zeitnah fakturiert, kann auch zeitnah mit einem Zahlungseingang rechnen. 
6. Konsequent mahnen: Bleiben Zahlungen aus, sollte ohne Verzögerung eine strukturierte Mahnfolge gestartet werden – freundlich, aber bestimmt.

Wie kann Atradius beim Forderungsmanagement helfen? 

Eine Forderungsausfallversicherung von Atradius gibt Ihnen Planungssicherheit. Und es ermöglicht Ihnen, neue Märkte zu erschließen. Wir bieten umfassende Unterstützung von der Bonitätsprüfung bis zum Inkasso. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und persönliche Beratung.

Wir fangen Sie nicht nur auf, wenn es zum Zahlungsausfall kommt, sondern konzentrieren uns auf die Optimierung Ihres Geschäftspartnerportfolios. Die individuelle Betreuung und tiefgreifende Prüfung über klassische Auskunftsquellen hinaus unterscheidet Atradius von anderen Bonitätsauskünften. Auf Grundlage unserer Analysen können Sie sichere Entscheidungen treffen und das Risiko für Ihr Unternehmen minimieren.