Forderungsmanagement

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement bezeichnet die systematische und professionelle Organisation des gesamten Prozesses zur Verwaltung und Durchsetzung offener Forderungen in Unternehmen. Es geht weit über das einfache Mahnwesen hinaus und umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, Zahlungsausfälle zu vermeiden. 

Ein gut organisiertes Forderungsmanagement trägt maßgeblich zur Liquidität Ihres Unternehmens bei. Durch präventive Maßnahmen wie Bonitätsprüfungen und die Festlegung realistischer Zahlungsbedingungen können Zahlungsausfälle minimiert werden. Sollten Zahlungen dennoch ausbleiben, ermöglicht ein effektives Mahnwesen, schnell und zielgerichtet zu reagieren und ausstehende Forderungen einzutreiben. 

Das Forderungsmanagement umfasst alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Bezahlung von Dienstleistungen und Warenforderungen. Es gehört zum innerbetrieblichen Rechnungswesen und kann auch ausgelagert werden. Es sorgt dafür, dass das Unternehmen über die notwendigen Mittel verfügt, um laufende Kosten zu decken und Investitionen zu tätigen. Dabei beginnt das Forderungsmanagement nicht erst mit dem Zahlungsverzug, sondern bereits bei der Auswahl der Geschäftspartner. Dieser präventive Schritt, der auch als Debitorenmanagement bezeichnet wird, sorgt dafür, dass nur solche Kunden ins Geschäft eingebunden werden, deren Zahlungsfähigkeit zuverlässig geprüft wurde.   

Für Unternehmen bietet ein strukturiertes Forderungsmanagement mehrere Vorteile. Es schützt vor Zahlungsausfällen, verbessert die Liquidität und stärkt das Risikomanagement. Durch die Integration von präventiven Maßnahmen wie Bonitätsprüfungen und die Nutzung von Kreditversicherungen wird der finanzielle Spielraum des Unternehmens gesichert, ohne auf kurzfristige Lösungen zurückgreifen zu müssen. 

Präventive Maßnahmen im Forderungsmanagement

Um Zahlungsausfällen vorzubeugen, sollten Unternehmen bereits vor Vertragsabschluss einige präventive Schritte einleiten. Der erste wichtige Schritt ist die Bonitätsprüfung Ihrer Geschäftspartner. Eine gründliche Bonitätsprüfung gibt Ihnen Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit und das Risiko eines zukünftigen Zahlungsausfalls. 

Achten Sie außerdem darauf, korrekte Rechnungen auszustellen, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden. Stellen Sie dabei sicher, dass alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Zahlungsfrist und Betrag korrekt angegeben sind. 
 
Setzen Sie realistische Zahlungsziele, die zu Ihrer Liquiditätsplanung passen, und stellen Sie sicher, dass diese mit den Konditionen Ihrer Kreditversicherung abgestimmt sind. Dies trägt dazu bei, dass Sie Ihre Forderungen rechtzeitig eintreiben können, ohne Ihre Liquidität zu gefährden. 

Eine Kreditversicherung schützt Ihr Unternehmen vor Zahlungsausfällen, selbst bei positiven Bonitätsprüfungen. Besonders bei größeren Aufträgen bietet diese Versicherung zusätzlichen Schutz, indem sie die Liquidität stärkt und das Risiko von Forderungsausfällen minimiert. Mit einer Kreditversicherung von Atradius haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Deckung individuell auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen und eine globale Absicherung zu nutzen..

Welche Aufgaben umfasst Forderungsmanagement?

Die Aufgaben im Forderungsmanagement sind vielfältig und umfassen: 

• Verwaltung offener Rechnungen 
• Bonitätsprüfungen von Kunden
• Überwachung des Zahlungsstatus
• Erstellung von Mahnungen
• Einleitung rechtlicher Schritte bei Bedarf

Durch die konsequente Umsetzung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch in wirtschaftlich unsicheren Zeiten gut aufgestellt ist und Zahlungsausfälle weitgehend vermieden werden. 

Warum ist Forderungsmanagement wichtig für den Erfolg meines Unternehmens?

Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn der Kunde die in Rechnung gestellte Forderung am Tag deren Fälligkeit nicht beglichen hat. Dies kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen, die Ihre Liquidität und damit den Erfolg Ihres Unternehmens gefährden.

Zu den Aufgaben des Forderungsmanagements gehören sämtliche Handlungen, die dazu führen sollen, die offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu überwachen und einzutreiben. Die Maßnahmen beginnen in der Regel mit einem Mahnschreiben nach Zahlungsverzug. 

Was bringt ein gutes Forderungsmanagement? 

Ein effektives Forderungsmanagement bietet zahlreiche Vorteile: 

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei Mahnungen, wobei rechtliche Besonderheiten im internationalen Handel zu beachten sind.
• Verbesserung des Risikomanagements, da Zahlungsausfälle frühzeitig erkannt werden.
• Schutz der Bonität des Unternehmens, indem Zahlungsverzögerungen rechtzeitig adressiert werden.
• Klarer Prozess bei Zahlungsausfällen, der schnelle Maßnahmen ermöglicht. 

Ablauf eines Mahnverfahrens bei Zahlungsverzug

Zahlt ein deutscher Abnehmer trotz wiederholter Mahnungen nicht, kann die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens beim zuständigen Mahngericht erfolgen.  

1. Mahnschreiben nach Zahlungsverzug
   Der erste Schritt im Mahnverfahren ist das Versenden eines Mahnschreibens, sobald der Zahlungsverzug festgestellt wird. In diesem Schreiben sind alle erforderlichen Informationen wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Höhe der offenen Forderung und eine neue Zahlungsfrist enthalten.

2. Gerichtlicher Mahnbescheid
   Sollte der Schuldner nach dem Mahnschreiben weiterhin nicht zahlen, kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Dieser Schritt ist der Beginn des rechtlichen Verfahrens, um die Forderung durchzusetzen.

3. Vollstreckungsbescheid 
   Wenn auch nach dem Mahnbescheid keine Zahlung erfolgt, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Dieser ermöglicht es, ohne weitere Klageerhebung einen Vollstreckungstitel zu erlangen, um die Forderung zwangsweise durchzusetzen.  

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Inhouse oder Outsourcing?

Für viele Firmen lohnt sich das Outsourcing an Spezialisten. Die interne Durchführung bietet zwar vollständige Kontrolle, kann aber auch erhebliche Ressourcen und Zeit binden. Besonders im internationalen Handel, wo lokale rechtliche Anforderungen und Gegebenheiten komplex und unterschiedlich sind, bietet das Outsourcing klare Vorteile.  

Mit einer Warenkreditversicherung (WKV) von Atradius profitieren Unternehmen nicht nur von fundierter Risikoexpertise, sondern können auch die Dienste unserer weltweiten Inkasso Services Atradius Collections in Anspruch nehmen. Unsere internationalen Inkasso-Experten kennen die regionalen und rechtlichen Besonderheiten und stellen sicher, dass offene Forderungen effizient und rechtskonform eingetrieben werden. So können Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren. 

Warum sich das Outsourcing des Forderungsmanagements lohnt 

Das Outsourcing des Forderungsmanagements bringt zahlreiche Vorteile mit sich: 

• Zeit- und Ressourcenschonung: Die Auslagerung an Experten ermöglicht es Ihnen, interne Ressourcen für andere Aufgaben zu nutzen.
• Nutzung von Expertenwissen: Spezialisten kennen sich mit den jeweiligen lokalen Gegebenheiten und rechtlichen Rahmenbedingungen aus und können das Inkasso effizient durchführen. 
• Kosteneffizienz und Risikomanagement: Die Kosten für externe Dienstleister wie Atradius sind oft niedriger als die potenziellen Schäden durch Forderungsausfälle und rechtliche Auseinandersetzungen. 

Was sind die wichtigsten KPIs im Forderungsmanagement?

Im Forderungsmanagement helfen Key Performance Indicators (KPIs) dabei, die Effizienz zu messen und Risiken frühzeitig zu identifizieren. Diese Kennzahlen geben Aufschluss darüber, wie gut ein Unternehmen seine offenen Forderungen verwaltet und wie schnell es auf Zahlungsverzögerungen reagiert. 

Zu den zentralen KPIs im Forderungsmanagement zählen: 

• Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, kurz DSO): Gibt den durchschnittlichen Zeitraum an, in dem Rechnungen bezahlt werden. Je kürzer dieser Zeitraum, desto besser für die Liquidität des Unternehmens. 
• Forderungsausfallquote: Zeigt den prozentualen Anteil von Forderungen, die nicht eingetrieben werden konnten. Sie hilft dabei, das Risiko von Zahlungsausfällen zu bewerten und Maßnahmen zur Risikominderung zu treffen. 
• Anteil überfälliger Forderungen: Misst, wie viel Prozent der offenen Posten das Zahlungsziel bereits überschritten haben. Ein hoher Anteil deutet auf mögliche Liquiditätsprobleme hin.
• Mahnintensität: Gibt Aufschluss darüber, wie häufig und in welchen Intervallen nach Fälligkeit gemahnt wird. Eine regelmäßige Mahnung kann die Zahlungen beschleunigen und Zahlungsverzögerungen verhindern. 

Praxis-Tipps: Wie verbessert man das Forderungsmanagement? 

Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt nicht erst beim Zahlungsverzug, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess, der alle Phasen der Kundenbeziehung umfasst. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern, sollten bereits im Vorfeld klare Strukturen und Abläufe etabliert werden.

Folgende Praxis-Tipps helfen, das Forderungsmanagement im Alltag nachhaltig zu verbessern:

1. Klare Zuständigkeiten definieren: Legen Sie fest, wer im Unternehmen für welchen Schritt im Forderungsprozess verantwortlich ist – von der Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Schritte übersehen werden und der Prozess reibungslos verläuft.
2. Bonität regelmäßig prüfen: Schon vor Vertragsabschluss sollte die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden überprüft werden. Hierbei spielt auch der Kreditversicherer eine Rolle, bei dem Sie über eine Kreditanfrage mittelbar Auskunft über die Bonität Ihrer Kunden erhalten. Auch bei bestehenden Kunden empfiehlt sich eine regelmäßige Bonitätskontrolle.
3. Zahlungsziele realistisch kalkulieren: Berücksichtigen Sie in der Preiskalkulation mögliche Zahlungsverzögerungen und definieren Sie Zahlungsfristen, die zu Ihrer Liquiditätsplanung passen. Diese sollten an die Bedingungen Ihrer Kreditversicherung angepasst sein.
4. Kundendaten aktuell halten: Eine gepflegte Datenbasis ermöglicht eine zielgerichtete Kommunikation im Mahnprozess und verhindert unnötige Verzögerungen.
5. Rechnungen zügig stellen: Wer schnell fakturiert, kann auch schneller mit Zahlungseingängen rechnen. Verzögerungen bei der Rechnungsstellung führen zu späteren Zahlungen und beeinträchtigen die Liquidität.
6. Konsequent mahnen: Bleiben Zahlungen aus, sollte ohne Verzögerung eine strukturierte Mahnfolge gestartet werden – freundlich, aber bestimmt. Wenn die Mahnungen erfolglos bleiben, sollten rechtliche Schritte wie ein gerichtlicher Mahnbescheid in Erwägung gezogen werden.

Wie kann Atradius beim Forderungsmanagement helfen? 

Eine Forderungsausfallversicherung von Atradius bietet Ihnen nicht nur Planungssicherheit, sondern auch die Möglichkeit, neue Märkte sicher zu erschließen. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen, die von der präventiven Bonitätsprüfung Ihrer Geschäftspartner bis hin zum Inkasso reichen.  

Für Unternehmen, die weltweit tätig sind, bieten wir die internationalen Inkasso Services Atradius Collections. Unsere Experten kümmern sich um die effiziente Eintreibung von Forderungen, auch in rechtlich komplexen internationalen Märkten. Sie profitieren von unserer tiefgehenden Kenntnis der lokalen rechtlichen Rahmenbedingungen, sodass offene Forderungen auch international schnell und rechtskonform eingetrieben werden.

Wir fangen Sie nicht nur auf, wenn es zum Zahlungsausfall kommt, sondern konzentrieren uns auf die Optimierung Ihres Geschäftspartnerportfolios. Die individuelle Betreuung und tiefgreifende Prüfung über klassische Auskunftsquellen hinaus unterscheidet Atradius von anderen Bonitätsauskünften. Auf Grundlage unserer Analysen können Sie sichere Entscheidungen treffen und das Risiko für Ihr Unternehmen minimieren. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und persönliche Beratung.